Definisi Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli

Definisi Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli - Dalam artikel ini akan menjabarkan sebuah pengantar/pendahuluan yang akan membahas: komunikasi, organisasi dan hal yang berkaitan antara komunikasi dengan organisasi. Melalui pokok bahasan ini diharapkan anda paham tentang komunikasi organisasi dan mendapat gambaran materi yang diberikan berkaitan dengan topik psikologi.

Mengapa Mempelajari Komunikasi Organisasi

Tentu kita tidak asing lagi dengan kata organisasi. Dalam kehidupan sehari-hari, tentu kita dekat sekali bahkan terlibat aktif dengan organisasi baik itu organisasi sosial, kegamaan, organisasi profesi, dll. Salah satu organisasi yang paling kita rasakan yaitu keluarga, dimana keluarga dapat dikatakan sebagai organisasi. Ketika kita keluar rumah, hampir di berbagai pelosok kita melihat yang namanya kantor, pertokoan, bengkel, rumah sakit, sekolah, berbagai tempat ibadah, yayasan, dan lain-lain, di dalamnya dan mereka adalah organisasi. Meskipun demikian kadang-kadang organisasi terasa abstrak bagi kita.
Definisi Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli
image source: liberty(dot)edu
Baca juga: Pengertian Teori Psikologi Media Komunikasi
Terkadang kita peduli atau memperhatikan keberadaan organisasi manakala kita merasa ada sesuatu yang tidak beres dengan mereka. Misalnya jika kita dilayani dengan tidak baik oleh oleh kasir sebuah toko, dimana mereka tidak menerapkan system antrian, menunggu panggilan terlalu lama dari Rumah sakit dan lain sebagainya. Tentu ketika kita mengalami atau dihadapkan pada kondisi tersebut maka kita akan mempertanyakan mengapa hal ini terjadi, bagaimana manajemen organisasinya.

Ketika berbicara organisasi, maka yang ada dalam benak kita adalah kumpulan orang-orang yang teroganisir dan melaksanakan tugas sesuai dengan tugasnya masing-masing guna mencapai tujuan bersama. Organisasi tidak mungkin terdiri dari satu orang. Oleh karena itu, maka orang-orang yang ada dalam organisasi tidak dapat bekerja secara efektif dan efisien ketika didalamnya tidak terjadi komunikasi antar anggotanya. Dapat disimpulkan bahwa komunikasi dalam organisasi merupakan komponen penting dalam kegiatan organisasi.

Meskipun kita tahu prinsip komunikasi bahwa Komunikasi panasea (bukan obat) yang dapat menyelesaikan segala macam penyakit/masalah, tetapi komunikasi yang efektif memiliki keuntungan yang banyak. Selain itu, dengan komunikasi maka tiap orang yang berada dalam payung organisasi yang sama dapat saling berhubungan baik, dapat meminimalisir konflik, meningkatkan motivasi kerja, meningkatkan produktifitas kerja, dan pada akhirnya dapat mengantarkan kita pada kesuksesan.

Organisasi

Organisasi berasal dari kata organon yang berarti alat, berbagai ahli mengemukakan pendapat tentang organisasi sesuai kebutuhan dan tujuan masing-masing. Setiap ahli memiliki definisi yang berbeda-beda. Begitu banyak definisi tentang organisasi, di bawah ini akan kita ambil definisi komunikasi menurut para ahli yang paling sering digunakan yaitu:
  • Menurut Schein. Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi lewat hirarki otoritas dan tanggungjawab. Karakterisitik organisasi menurut Schein meliputi: memiliki struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan aktivitas di dalamnya. 
  • Menurut Kochler. Organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasikan usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. 
  • Menurut Prof Dr. Sondang P. Siagian. Organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang/ beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/ sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.” 
  • Organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia, yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehinga setiap orang atau anggota memiliki fungsi dan tugasnya masing – masing, yang sebagai suatu kesatuan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga dapat dipisahkan secara tegas dari lingkungannya (Lubis 1987, p.1) 
  • Menurut Gareth R Jones mendefinisikan organisasi sebagai alat yang digunakan manusia atau orang untuk mengkoordinasikan kegiatannya untuk mencapai sesuatu yang mereka inginkan atau harapkan (Jones 1998, p.4) 
  • Menurut Stephen P.Robbins tentang oganisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan (Robbins 1994, p.4) 
  • Barnard, memiliki definisi mengenai organisasi sebagai sistem koordinasi aktifitas atau kekuasaan dua orang atau lebih. (Hall 1999, p.27). Aktifitas diselesaikan melalui kesadaran, pertimbangan dan koordinasi yang bertujuan. Organisasi memerlukan komunikasi, adanya willingness anggota untuk memberikan kontribusi dan adanya kesamaan tujuan yang sama diantara mereka. 
  • Menurut Etzioni dikutip oleh Hall mendefinisikan organisasi adalah unit – unit sosial (atau sekelempok manusia) yang secara sengaja dibangun dan direkonstruksi untuk mencapai tujuan tertentu (Hall 1999, p.28) 
  • Menurut Scoot mendefinisikan organisasi sebagai kolektifitas yang didirikan untuk mengejar tujuan yang relatif spesifik dan berkelanjutan. Organisasi terdiri dari batas yang relatif pasti, jenjang otoritas, sistem komunikasi, dan sistem penggajian yang memungkinkan berbagai macam partisipan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Hall 1999, p.28)

Elemen Organisasi

Lingkungan (Environment)

Organisasi adalah sangat bevariasi ada yang sangat sederhana dan ada pula yang sangat kompleks. Maka untuk membantu kita memahami organisasi tersebut, perhatikanlah model berikut yang menggambarkan elemen dasar dari organisasi dan saling keterkaitan satu elemen dengan elemen lainnya.
Definisi Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli

1. Struktur Sosial

Struktur sosial adalah pola atau aspek aturan hubungan yang ada antara partisipan di dalam suatu organisasi. Struktur sosial menurut Davis (Scott,1981) dapat dipisahkan menjadi dua komponen yaitu stuktur normatif dan stuktur tingkah laku. Stuktur normatif mencakup nilai, norma dan peranan yang diharapkan. Sedangkan komponen tingkah laku berfokus pada tingkah laku yang dilakukan. Stuktur normatif dan stuktur tingkah laku dari kelompok tidaklah dapat dipisahkan secara jelas dan tidak pula identik, tetapi berbeda tingkatya dan saling berhubungan. Tingkah laku membentuk norma-orma sebagaimana norma membentuk tingkah laku.

2. Partisipan

Partisipan organisasi adalah individu-individu yang memberikan kontribusi kepada organisasi. Semua individu berpartisipasi lebiih daripada suatu organisasi dan keterlibatannya pada masing-masing orgnaisasi tersebut sangat bervariasi. Tingkat keterampilan dan keahlian yang dibawa partisipan ke dalam organisasi adalah sangat berbeda-beda. Oleh karena itu susuan stuktural di dalam organisasi mestilah dirancang untuk disesuaikan dengan tingkat keterampilan. Tingkat keterampilan ini hampir selalu diikuti oleh perbedaan kekuasaan.

3. Tujuan

Konsep tujuan organisasi adalah yang paling penting dan sangat kontroversial dalam mempelajari organisasi. Tujuan sangat diperlukan dalam memahami organisasi. Tujuan dibatasi sebagai suatu konsepsi akhir yang diingini, atau kondisi yang partisipan usahakan mempengaruhinya, melalui penampilan aktivitas tugas-tugas mereka.

4. Teknologi

Teknologi adalah penggunaan mesin-mesin atau perlengkapan mesin dan juga pegetahuan teknik dan keterampilan partisipan. Semua organisasi mempunyai teknologi tetapi bervariasi dalam teknik atau kemanjuran dalam memproduksi hasil yang diinginkan.

Organsisasi yang memproduksi barang tentu berbeda dengan organisasi yang memproduksi jasa. Pace menamakan unsur ini sebagai pekerjaan dalam organisasi. Terdiri dari tugas formal dan informal dan tugas-tugas ini menghasilkan produk dan layanan/jasa organisasi. Gibson, dkk menandai pekerjaan ini dengan 3 dimensi universal yaitu:
  • Isi: Yang dilakukan anggota organisasi dalam hubungannya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya dengan mempertimbangkan metode dan teknik yang digunakan. Mesin, alat, bahan, barang, informasi dan pelayanan yang diciptakan. 
  • Keperluan: Pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dianggap sesuai bagi seseorang agar mampu melakukan pekerjaan tertentu. Meliputi pendidikan, pengalaman, lisensi dan sifat-sifat pribadi. 
  • Konteks: Berkaitan dengan kebutuhan fisik dan kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggungjawaban dan tanggungjawab dalam kaitannya dengan pekerjaan,jumlah pengawasan yang diperlukan dan lingkungan umum tempat pekerjaan diselesaikan. 

5. Lingkungan

Setiap organisasi berada pada keadaan fisik tertentu, teknologi, kebudayaan dan lingkungan sosial yang berbeda mengharuskan organisasi menyesuaikan diri. Tidak ada organisasi yang sanggup mencukupi kepentingan organisasinya sendiri. Semuanya tergantung kepada lingkungan sistem yang lebih besar untuk terus dapat hidup.

Komunikasi

Istilah komunikasi atau dalam bahasa inggris communication berasal dari kata Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yag berrti sama. Sama disini maksudnya adalah sama makna. Bermacam-macam definisi komunikasi yang dikemukakan orang untuk memberikan batasan terhadap apa yang dimaksud dengan komunikasi, sesuai dari sudut mana mereka memandangnya. Komunikasi antar manusia memang sangat kompleks dan multi dimensi. Tentu saja masing-masing definisi tersebut ada benarnya dan tidak salah karena disesuaikan dengan bidang dan tujuan masing-masing. Berikut ini beberapa definisi untuk dapat menarik kesimpulan umum dari komunikasi:
  • Definisi Hovland, Janis dan Kelley. ”Communication is the process by which an individual transmits stimuly (usually verbal) to modify the behavior of other individual”. Maksud dari kata tersbut adalah komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Pada definisi ini mereka menganggap komunikasi sebagai suatu proses. 
  • Menurut Louis Forsdale (1981). “Communication is the process by which a system is established, maintained and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu sistem dapat didirikan, dipelihara, dan diubah. 
  • Definisi Wiliam J.Seller, memberikan definisi komunikasi yang lebih bersifat universal. Dia mengatakan bahwa komunikasi adalah proses dengan mana symbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.

Definisi Komunikasi Organisasi

Kemudian komunikasi organisasi juga memiliki cirri khas (keunikan) tersendiri, dan dengan memahami dimenis komunikasi organisasi maka kita akan memahami apa itu komunikasi organisasi. Seperti pada definisi-definisi lainnya, komunikasi organisasi juga memiliki berbagai persepsi yang diungkapkan oleh para ahli seperti terangkum sebagai berikut:
  • Definisi Fungsional. Sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. 
  • Definisi Interpretif. Sebagai “perilaku pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses berinteraksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi 
  • Katz dan kahn. Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi, dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. 
  • Komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi serta masalah menggiatkan aktivitas. 
  • Zelco dan Dance. Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti dari atasan ke bawahan (Downward). Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap lingkungan luarnya seperti komunikasi dalam penjualan atau hubungan masyarakat.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi Informative

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
  • Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: 1). Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah, 2). Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi, 3). Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi, 4). Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. 
  • Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidakboleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Komunikasi Organisasi dan Public Relations

Pada bagian ini kita tidak akan membahas Public Relations terlalu jauh. Pada bagian ini hanya akan ditunjukkan bagaimana korelasi Komunikasi Organisasi dengan Public Relations. Jika kita coba melihat lebih jauh terkait Seperti tertera dalam Tujuan Instruksional mata kuliah ini, salah satunya adalah, anda mahasiswa PR harus tahu dimana posisi Komunikasi Organisasi dan Public Relations. Anda pun harus paham mengapa mata kuliah ini adalah mata kuliah jurusan. Sebetulnya jika dilihat dari paparan di atas sudah tampak jelas kaitan antara Komunikasi Organisasi dan Public Relations, tetapi ada baiknya jika kita merangkum kembali dan menujukkan apa kaitan antara Komunikasi Organisasi dan Public Relations.

Memang jika kita lihat dari berbagai literatur Komunikasi Organisasi, tidak banyak bahkan hanya atau dua literatur yang secara eksplisit menyatakan kaitan antara Komunikasi Organisasi dan Public Relations. Salah satu diantaranya adalah Jablin & Putnam (2001), ia menyatakan bahwa pakar komunikasi organisasi lebih senang membahas aliran informasi dari organisasi keluar organisasi (lingkungan). Biasanya mereka membahas masalah mengenai komunikasi masaa, manajemen isu, risk communication. Tetapi ada juga yang masih menumpukan perhatian mengenai aliran informasi di dalam organisasi dan komunikasi atau hubungan interpersonal anatar anggota organisasi. Beberapa penelitian di antaranya meneliti tentang bagaimana organisasi mengelola aliran informasi yang dilakukan oleh Public Relations

Mengenai kaitan antara komunikasi organisasi dan PR, literatur komunikasi organisai seperti dari Papa et al (1997) dan Goldhaber (1990) hampi sama menyatakan bahwa internal relations dan employee relations adalah tugas PR dala komunikasi organisasi. Jika disimpulkan intinya dari keduanya bahwa dengan pengelolaan komunikasi organisasi (internal) oleh PR amka efisiensi operasional organisasi akan tercapai. Lebih lanjut lagi dan melengkapi dari kedua literatur tersebut Heath (2001), menyatakan implikasinya komunikasi yang baik dalam organisasi. Yang pertama adalah dampaknya pada organisasi, adalah jika komunikasi yang buruk dalam organisasi akan menyebabkan produktifitas lambat, kualitas menurun, turnover tinggi, dan kontribusi negatif pada iklim serta budaya.

Dampak kedua adanya komunikasi pada karyawan, adalah jika sistem komunikasi organisasi buruk maka yang terjadi adalah munculnya frustrasi, ketakutan, ketidakpastian, ketidakpuasan dan rasa putus asa. Tidak dapat diingkari, karyawan memerlukan informasi untuk mengerjakan tugasnya dan untuk mengurangi ketidakpastian. Tidak mengherankan apabila karyawan tidak memperoleh akses kepada informasi yang mereka perlukan maka mereka akan frustrasi.

Fungsi PR sebagai manajemen komunikasi adalah bertugas mengelola komunikasi antar anggota organisasi sehingga terjadi proses komunikasi efektif yang dapat mempermudah proses koordinasi kerja, sehingga dapat mewujudkan tujuan organisasi.

Sekian artikel Universitas Psikologi tentang Definisi Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

  • Fajar, Marhaeni. 2009. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik. Graha Ilmu, Jakarta
  • Hall, Richard H 1999, Organizations. Structures, Process, and Outcomes, Prentice Hall, USA
  • Jones, Gareth R 1993, Organizational Theory Text and Cases, Addison Wesley, Minnesota,
  • Lubis, Hari & Martani Huseini 1987, Teori Organisasi:suatu pendekatan makro, PAU Ilmu-Ilmu Sosial Universitas Indonesia, Jakarta
  • Pace, Wayne, Deddy Mulyana (alih bahasa) 2000, Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Rosdakarya, Bandung

Berlangganan artikel terbaru via email:

0 Response to "Definisi Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli"

Posting Komentar

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel